7 bonnes pratiques pour faciliter la gestion numérique de votre activité

Une petite structure ne devrait pas attendre de devenir grande pour commencer à fonctionner de manière structurée.

Avant d'entrer dans le vif du sujet, un peu de contexte. J'ai travaillé 2 ans et demi au sein du service communication interne groupe d'une grande entreprise et le reste de mon expérience de salariée s'est faite au sein de TPE/PME. Côté perso, je suis une personne assez organisée. Si je commence par ces quelques lignes, c'est pour vous dire que celles qui vont suivre ne viennent pas de nulle part. Elles viennent de choses que j'ai constatées.

Dans la grande entreprise, si mes souvenirs sont bons, pendant 2 jours, on m'a invitée à me familiariser avec l'entreprise, ses activités, ses différents pôles, son organisation. Et ce, par différents supports : documents papier ou vidéos.

Dans les plus petites structures, j'ai dû apprendre sur le tas, demander certaines infos, et entendre "on verra au fur et à mesure". Parce que l'employé qui m'expliquait les choses avait du travail et il ne pouvait pas perdre de temps à me faire un tour du propriétaire. Si au début de ma carrière professionnelle, être laissée face à des documents, j'avais trouvé ça ennuyeux, au fur et à mesure, j'ai regretté cette absence d'organisation et de process au sein des structures dans lesquelles j'ai travaillé.

Et aujourd'hui, après avoir passé l'été à justement travailler sur cette organisation au sein de mon entreprise, un événement récent m'a poussée à rédiger cet article.

J'ai reçu un appel un samedi après-midi d'un client me demandant si je savais quelle était l'adresse mail associée à son compte client chez l'hébergeur de son site. La création de ce site remonte à 3 ans mais je me souvenais que c'était en interne que cela avait été fait et qu'en tant que prestataire, je n'avais aucun accès. En bref, la personne qui avait créé le compte n'était plus là, ils n'ont pas effectué le renouvellement de l'hébergement et nom de domaine à temps : le site a donc été supprimé. Je dois voir avec eux si le système de sauvegarde a perduré dans le temps mais à l'heure actuelle, le site n'existe plus.

Alors, mes chères petites structures, pour nous aider, j'ai été inspirée ce matin pour rédiger un article, qui, je l'espère nous aidera dans notre organisation.

Cette règle, c'est la base. Cela dépend de la taille de la structure mais en général, il y a :

• au moins une adresse générique comme contact@nomdedomaine.fr => c'est l'adresse par défaut de l'entreprise, qui peut être utilisée comme boîte partagée ;
• une adresse personnelle (mais professionnelle) par personne comme prenom.nom@nomdedomaine.fr => elle est attribuée à une personne et lui permet d'accéder individuellement aux différents outils et ressources auxquels elle est autorisée.

Ensuite, on peut avoir d'autres emails génériques/neutres comme marketing@nomdedomaine.fr, comptabilite@nomdedomaine.fr, etc. L'idée n'est pas forcément que plusieurs personnes se connectent avec le même mot de passe, mais que ces adresses appartiennent à l'entreprise et puissent être accessibles par les personnes qui en ont besoin.

Cas concret : ce n'est pas parce que c'est moi, Gnamoye, qui vais créer le compte Canva de l'entreprise que l'adresse mail principale doit être MON adresse personnelle d'entreprise. Non, l'adresse qui doit être utilisée doit être une adresse neutre appartenant à l'entreprise, donc dans ce cas-là, ça pourrait être marketing@nomdedomaine.fr. Ensuite, lorsque l'outil le permet, on crée des comptes ou des accès individuels pour les personnes concernées, pour plus de sécurité et de confidentialité. Ainsi, si je quitte l'entreprise, le compte n'est pas relié à mon adresse et continuera de tourner.

Ici, je parle de ce qu'on appelle un "workspace" ou outil collaboratif pour les échanges et l'organisation pro. Il existe M365, Google Workspace, Proton Workspace, Nextcloud Hub... Certains proposent des tarifs gratuits ou préférentiels pour les associations par exemple.

Pourquoi est-ce important ? Parce que vous savez comment vous commencez mais savez-vous comment vont évoluer les choses ? Qui va partir ? Qui va rester ? Et puis mélanger les conversations professionnelles avec les conversations personnelles, c'est plutôt bof. Tout centraliser dans un même environnement professionnel et correctement sécurisé, c'est poser des bases solides car en étant organisé le plus tôt possible, ça évitera d'être submergé quand l'activité va prendre de l'ampleur.

Alors cet élément va surtout parler aux créatifs mais pas que. Généralement, lorsqu'un graphiste, par exemple, travaille sur un fichier de la suite Adobe ou Affinity, il n'exporte que le fichier final, celui qui sera utilisé. Pour un document qui ne sera utilisé qu'une seule fois, ce n'est pas forcément gênant mais pour un template (modèle), un fichier qui sera envoyé en impression, c'est autre chose. Si un jour cette personne n'est pas présente ou que son outil de travail tombe en panne : tout est perdu.

Pour moi, il est essentiel de mettre en commun les fichiers sources afin que le travail ne soit pas lié à une seule personne. Au début, ça peut être contraignant mais au fur et à mesure, c'est une habitude qu'on prend. Cela permet également d'alléger la dose de travail car si demain, une personne est sur plusieurs fronts et qu'il n'y a qu'une modification mineure à apporter, une autre personne, moins expérimentée, pourrait s'en charger.

Il en va de même pour l'archivage : un support qui aura été utilisé une année pourrait très bien servir d'inspiration plusieurs années plus tard et plutôt que de tout recommencer, la base serait là.

J'ai parlé des fichiers un peu techniques mais cela est également valable pour ce qui sera enregistré sous le format .pdf. Oui, on exporte le PDF mais c'est bien de mettre à disposition le document texte final modifiable. Et si vous avez peur qu'il soit modifié par n'importe qui, verrouillez les modifications et autorisez-les aux personnes de confiance.

J'ai passé juillet et août à travailler ces documents écrits pour mon entreprise et je peux vous dire que c'est laborieux : mais c'est tellement TELLEMENT utile. Grâce à cela, d'une part, ça permet de faire un point sur le fonctionnement interne mais d'autre part ça permet de réaliser quels sont les points de friction.

Je trouve que les procédures écrites permettent également de libérer de la charge mentale et de gagner du temps sur le long terme.

Par exemple, en réalisant le document de fonctionnement de Sewa web, j'ai compris que quand demain, d'autres personnes me rejoindront sur le long terme, je n'aurai pas à leur expliquer pourquoi on fait si ou ça comme ça, car tout est déjà écrit. Bien entendu, s'il faut prendre le temps d'échanger, je le ferai mais la présence du document me permet de savoir que nous parlerons tous le même langage.

Si tout reste dans la tête du fondateur ou qu'on fait les choses au feeling, le feeling est une question personnelle et d'interprétation. Et pour certaines choses, il faut savoir rester concret. Il faut pouvoir expliquer les choses et pouvoir se référer à quelque chose de concret. Je ne pense pas qu'il soit nécessaire de tout documenter sinon cela se transformerait en usine à gaz, il faut adapter à chaque entreprise.

Ce point vient compléter le précédent mais est moins "gravé" dans la roche. Il y a une différence entre les fondements (process de fonctionnement, vision, communication de l'entreprise) et les décisions qui sont prises au fur et à mesure de l'avancée de l'activité. Par exemple, avoir le réflexe d'établir un compte-rendu à la fin de chaque réunion. Car entre les décisions prises, le rôle attribué à chacun, les différentes avancées, pouvoir revenir dans le temps pour vérifier ce qui a déjà été acté est essentiel.

On gagne du temps et on évite les confusions. Ce n'est pas parce qu'on n'est que 2 ou 3 qu'il faut faire confiance à sa propre mémoire. Moi, en étant toute seule, pour une décision prise par rapport à un service que je proposais, quelques mois plus tard, j'avais complètement oublié le pourquoi du comment.

C'est un réflexe à instaurer et ça permet également de suivre les différentes évolutions.

Ce point complète celui concernant la mise en commun des fichiers sources mais également celui d'un support dédié. Je pense qu'à notre époque, avoir un système de cloud est indispensable pour toute entreprise. Personnellement, dès la création de Sewa web, certains dossiers ont été mis en synchronisation automatique sur Google Drive. Et vous savez quoi ? Lorsque j'ai changé d'ordinateur fin 2025, cela a rendu le transfert de machine tellement simple. Mais il y a également ce côté où je sais que je peux travailler de n'importe où.

Attention cependant : synchronisation et sauvegarde ne sont pas exactement la même chose. Le cloud permet notamment de synchroniser les fichiers entre plusieurs appareils, mais il est également important de prévoir un système de sauvegarde distinct pour les données importantes.

Mais pour que le système soit efficace, il faut penser à une organisation en amont des dossiers. Dans mon organisation, je fonctionne beaucoup par année.

Prenons par exemple une activité e-commerce, je vais avoir cette organisation (je ne dis pas que c'est la meilleure, mais elle fonctionne pour moi)

 

Commandes → Année (2026) → Mois → Dossier individuel.

 

Comme ça, mon archivage se fait presque sans intervention de ma part et lorsque je déplace le tout, pas besoin de modifier quoi que ce soit.

Autre exemple, pour Sewa web

Clients → En cours → Nom → Dossier(s) individuel(s) selon le projet.

 

Ainsi, dès que la prestation est terminée, je peux passer le dossier "Nom (et ses sous-dossiers)" dans Clients -> Année.

 

Et l'archivage est facilité.

Ce point pourrait facilement être intégré au point sur les process mais il est tellement important que je préfère qu'il ait une partie dédiée. À notre époque, gérer les différents accès est INDISPENSABLE.

Si, avant, j'ai parlé des comptes génériques pour tout ce qui est organisation, les comptes personnels sont nécessaires pour la sécurité. À chaque utilisateur son compte, lorsque cela est possible (et si ce n'est pas possible, limitez l'accès dans le temps).

Au même titre qu'une personne ne faisant pas partie de la comptabilité ne devrait pas avoir accès aux informations bancaires des salariés, tout le monde ne devrait pas avoir les mêmes accès. Et pour une fois, je ne vais même pas parler de WordPress mais de manière globale. En général, les différents services proposent différents niveaux d'interaction. Tout le monde n'a pas besoin de pouvoir modifier un fichier, avoir les accès pour pouvoir le lire, c'est parfois bien suffisant. Tout le monde n'a pas besoin d'avoir les accès aux réseaux sociaux, l'important est d'éviter qu'une seule personne soit indispensable pour y accéder et, au-delà, chaque accès doit avoir du sens.

Une personne quitte l'activité ? Ses accès doivent être suspendus dans la foulée. Si vous ne souhaitez pas supprimer l'accès car il faut un délai pour vous organiser, vous devez limiter au maximum ce à quoi elle pourrait avoir accès. Désactiver ne veut pas forcément dire supprimer (tout dépend du service que vous utilisez). Et si la personne avait accès à des comptes auxquels on ne peut se connecter qu'avec le mail/nom d'utilisateur et le mot de passe : on change le mot de passe. Tout le monde n'est pas malveillant mais "prudence est mère de sûreté".

Cet article balaie des points essentiels, il en existe d'autres et certains mériteraient un article dédié. En attendant cela, si vous avez des questions ou des remarques, je vous invite à les poser en commentaire et j'y répondrai avec plaisir.

J'ai créé une checklist spécifique à un site WordPress en termes de gestion, contrôle et sécurité et je vous invite à la télécharger si vous êtes concerné(e).